Od 17.12.21021r obowiązuje Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii  – tzw. dyrektywa o ochronie sygnalistów.

Niestety rząd, a konkretnie MRiPS nie zdążyło przygotować w oznaczonym terminie prawidłowej ustawy implementującej do polskiego porządku prawnego ww dyrektywę. Jest co prawda deklaracja ze strony resortu, że do końca stycznia 2022r. dokument będzie gotowy.

W praktyce oznacza to, że aktualnie obowiązują przepisy dyrektywy.

Kto to jest sygnalista?

Osoba, która z uwagi na posiadane informacje dokonuje zgłoszenia zauważonych nieprawidłowości bezpośrednio do swojego pracodawcy lub do organów ścigania. Co więcej, dla sygnalistów nowe przepisy przewidują wiele uprawnień, a na pracodawcach będzie ciążył obowiązek zapewnienia realizacji tych uprawnień również poprzez przyjęcie odpowiedniej dokumentacji i przeszkolenie pracowników.

 Terminy wdrożenia procedur:

• od 17.12.2021r – obowiązek obejmuje firmy zatrudniające od 250 pracowników,
• od 17.12.2023r –obowiązek obejmuje firmy zatrudniające od 50 pracowników,
• UWAGA progu nie stosuje się do pracodawców wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania prania pieniędzy i finansowaniu teroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska – tzw. Szczególne Podmioty  powinny od 17.12.2021r wdrożyć procedury zgłoszeń sygnalistów bez względu na liczbę zatrudnionych.
• wśród tych podmiotów znajdują się m.in. dystrybutorzy ubezpieczeń: agenci ubezpieczeniowi, brokerzy ubezpieczeniowi –art. 1.pkt 9 ustawy AML.

Jaką dokumentację będziemy potrzebować?

• Regulamin zgłoszeń wewnętrznych określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych,
• Wzór rejestru zgłoszenie nieprawidłowości,
• Wzór zgłoszenia nieprawidłowości,
• Wzór zgłoszenia działań odwetowych,
• Zasady wyboru o sposobu pracy podmiotów przyjmujących i rejestrujących zgłoszenia.

Jakie sankcje grożą za niewdrożenie odpowiednich procedur?

Za brak ustanowienia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych lub za ustanowienie procedury nie zawierającej obowiązkowych elementów regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, grozić będzie grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3. Maksymalna wysokość grzywny może wynosić 1.080.000 zł, w wypadku zaś nadzwyczajnego obostrzenia aż do 1.620.000 zł (art. 33 i 38 Kodeksu karnego).

Co należy zrobić w obecnej sytuacji?

Na podstawie przepisów dyrektywy o ochronie sygnalistów opracować  i wdrożyć systemy przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych oraz ochronę sygnalistów. Niezbędne będą  też odpowiednie szkolenia i kampanie informacyjne.   Równocześnie należy dokonać aktualizacji systemu ochrony danych osobowych w zakresie: zmian w zapisie RCP, obowiązku informacyjnym, czy analizy ryzyka.

Kiedy już  pojawi się ustawa, to od momentu jej opublikowania w Dz.U. będzie obowiązywało 14 dniowe vacatio legis na wprowadzenie przepisów w organizacjach i w tym czasie – jeżeli zaistnieje taka potrzeba –  można będzie zaktualizować niektóre dokumenty. Podkreślić należy, że zapisy ustawy nie mogą być sprzeczne z zapisami dyrektywy.